1. khối lượng công việc là gì?
Trong tiếng Anh, khối lượng công việc được gọi là khối lượng công việc. Không có định nghĩa cụ thể cho thuật ngữ này. tuy nhiên, bạn có thể hiểu một cách đơn giản rằng khối lượng công việc chính là định lượng và định tính cho một công việc. Vậy định lượng và định tính là gì?
Trước hết, chúng ta có thể hiểu số lượng là số lượng. định lượng sẽ giúp chúng ta ước lượng được rằng với công việc này, chúng ta phải làm những gì và bao nhiêu. và định tính là bản chất của công việc, tức là khó khăn và dễ dàng. Hai khái niệm này sẽ được định nghĩa bằng các thước đo định tính và định lượng. Dựa vào thước đo này, người quản lý có thể đưa ra khối lượng công việc phù hợp và cụ thể cho từng công việc.
Người quản lý có thể sử dụng nó để ước tính xem khối lượng công việc của từng vị trí có ổn không. nếu thiếu thì có thể tăng lên, nhưng nếu nhiều quá thì có thể giảm xuống. tuy nhiên, điều quan trọng nhất là phải tối ưu hóa nó để nhân viên có thể đạt năng suất cao.
2. cách quản lý khối lượng công việc hiệu quả
Quản lý khối lượng công việc là điều cần thiết cho tất cả những người làm việc. Dù khối lượng công việc của bạn nhỏ hay lớn thì một phương pháp quản lý khoa học là cần thiết. Quản lý tốt sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả công việc của mình. Đồng thời, kết quả của công việc đó cũng sẽ mang lại chất lượng cao. Hãy cùng tìm hiểu về một số phương pháp quản lý khối lượng công việc hiện nay.
2.1. tránh xa tính năng đa nhiệm
Ngày nay, rất nhiều báo chí cho rằng bạn càng làm được nhiều việc thì càng hiệu quả. điều này không hoàn toàn sai, nhưng nó cũng không chính xác. đa nhiệm với các nhiệm vụ khác nhau tùy thuộc vào thời gian và kỹ năng của bạn.
trước tiên, không phải ai cũng có khả năng hiểu và thực hiện công việc mà họ không phải là kiến thức của mình. để làm một công việc mới, họ sẽ phải dành thời gian học hỏi. tuy nhiên, trong ngắn hạn khó có thể hiểu hết bản chất của vấn đề.
Thứ hai, không phải ai cũng có đủ thời gian để làm các công việc khác nhau. đôi khi công việc chính bạn phải làm đã có khối lượng lớn. quỹ thời gian của mọi người là như nhau, chỉ có 24 giờ trong một ngày. bạn không thể bỏ qua thời gian ăn uống, nghỉ ngơi để làm việc.
Với hai lý do trên, đa nhiệm không hẳn là một điều tốt. điều quan trọng là bạn cần biết nhìn nhận năng lực và thời gian của mình. Trong trường hợp bạn có quá nhiều công việc có thể dẫn đến tình trạng tất cả các công việc đều không đạt chất lượng. bởi vì thời gian đáng lẽ bạn phải dành cho một sẽ trở thành hai, ba. đây không phải là điều tốt, có thể khiến bạn bị cấp trên khiển trách.
ngược lại, nếu bạn cảm thấy mình có đủ thời gian và sức lực, bạn cũng hoàn toàn có thể làm những công việc khác. miễn là bạn đảm bảo chất lượng và tiến độ của nó.
2.2. thiết lập các quy trình hoạt động hiệu quả
một trong những bí quyết của nhiều nhà quản lý là chúng ta phải biết cách tổ chức quá trình làm việc một cách hiệu quả. đôi khi, bạn sẽ thấy bối rối vì không biết phải làm gì trước, ưu tiên việc gì. đó là dấu hiệu cho thấy bạn đang mất kiểm soát trong công việc.
điều này tương tự như thiếu kỹ năng quản lý thời gian. Đặc biệt đối với những người có nhiều công việc thì ưu tiên cao nhất là sắp đặt và tổ chức công việc một cách hiệu quả. Tình trạng này không chỉ xảy ra ở nhân viên mà còn xảy ra ở các cấp quản lý, giám sát. bất kỳ ai không kiểm soát được công việc của mình sẽ bối rối và mắc sai lầm.
vậy phải làm gì để xử lý vấn đề này? điều duy nhất là tổ chức lại toàn bộ khối lượng công việc. dành một chút thời gian để xác định nhiệm vụ nào cần được ưu tiên. công việc cần hoàn thành ở đâu? công việc nào không cần hoàn thành gấp? Đơn giản vậy thôi, bạn đã trả lời được câu hỏi phải làm gì trước.
2.3. công cụ hỗ trợ ứng dụng
Thời đại hiện đại có rất nhiều công việc bạn có thể làm được nhờ các công cụ hỗ trợ. Trước đây, chúng ta thường dựa vào các phương pháp quản lý khá thủ công. cho đến thời điểm này, những phương pháp đó hầu như đã trở nên lỗi thời và kém hiệu quả. điều này đòi hỏi sự thay đổi, thay thế của công nghệ hiện đại. những ứng dụng đó sẽ giúp bạn giải quyết nhiều vấn đề về khối lượng công việc.
Điển hình trong số đó là phần mềm quản lý công việc. Hiện nay, những phần mềm như vậy rất phổ biến trong các công ty, doanh nghiệp. chúng ta sẽ tìm hiểu cụ thể hơn về cách quản lý khối lượng công việc thông qua phần mềm quản lý công việc trong phần tiếp theo.
3. quản lý khối lượng công việc bằng phần mềm quản lý công việc hàng ngày
Ngày nay, nhiều công ty đã bắt đầu áp dụng các giải pháp thông minh để quản lý khối lượng công việc một cách hiệu quả. một trong những giải pháp đó là phần mềm quản lý công việc hàng ngày.
là phần mềm được thiết kế đặc biệt hoặc tích hợp vào các chương trình quản lý nhân viên. Thông qua phần mềm này, các công việc sẽ được giao cho nhân viên theo khối lượng công việc và khả năng của nhân viên đó. bạn chỉ cần nhập các dữ liệu cần thiết như các công việc khác nhau, thời gian cần thiết để thực hiện công việc theo năng lực của nhân viên, thời gian thực hiện công việc, … sau đó hệ thống sẽ tự động phân công các công việc phù hợp nhất. phù hợp với từng người. Ngoài ra, nhân viên cũng có thể sử dụng phần mềm này để tìm hiểu công việc họ phải làm.
Trên đây là thông tin bạn cần biết về khối lượng công việc. Tôi hy vọng bài viết này đã trả lời câu hỏi của bạn về khối lượng công việc là gì. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc quản lý công việc, đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được giải đáp trong thời gian sớm nhất.
