Quy trình nhận và chi tiền mặt là một nghiệp vụ kế toán phổ biến trong các công ty, giúp các công ty lập các phiếu thu – chứng từ chi, ủy nhiệm thu, chi một cách hợp pháp và đúng quy định của pháp luật. Xem bài viết sau để biết thêm thông tin về quy trình chuẩn cho việc thu và thanh toán tiền mặt tại doanh nghiệp của bạn.
1. tại sao chúng ta cần phát triển quy trình thu tiền?
việc thu, chi tiền mặt không đúng quy trình, không nghiêm ngặt, ví dụ không nộp tiền mặt vào quỹ đúng thời hạn quy định hoặc không ghi chép đầy đủ tiền mặt, đặc biệt là người có thu, chi (thủ quỹ và kế toán tiền mặt) phê duyệt nó. và tiêu những số tiền không cần thiết cho lợi ích cá nhân… sẽ dẫn đến nguy cơ mất tiền mặt.
Trong kế toán có một nguyên tắc trình bày rõ nguy cơ này – nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Theo đó, thủ quỹ và kế toán tiền/kế toán thanh toán không thể là một người; chứng từ kế toán không được sắp xếp chung với chứng từ thủ quỹ; sổ quỹ và sổ kế toán phải tách biệt. Việc phân tách thành hai đối tượng, hai người khác nhau vừa giảm thiểu khối lượng công việc vừa đảm bảo kiểm tra chéo (đối chéo) việc ghi nhận thực hiện thu chi tiền mặt.
Ngoài ra, việc tạo ra quy trình thu chi với từng hạng mục công việc rõ ràng và các quy định cụ thể liên quan sẽ giúp người thực hiện biết phải làm gì, thực hiện công việc đó như thế nào để có kết quả. Nhờ đó, người lao động sẽ hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình để thực hiện tốt, tránh sai sót trong quá trình làm việc và hơn hết là rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.
2. quy trình kế toán thu tiền
kế toán tiền mặt là một mô-đun của kế toán vốn bằng tiền, bao gồm nhiều công việc khác nhau, chẳng hạn như nhận và chi tiền mặt, chuyển và nhận tiền. Cuối kỳ kế toán, các tài khoản tiền mặt, tiền gửi và đối ứng được ghi sổ liên quan, lấy số liệu làm thông tin cho các phân hệ khác.
Đối với kế toán thu tiền, các nghiệp vụ phát sinh được mô tả trong sơ đồ sau:
Diễn giải sơ đồ kế toán thu tiền mặt:
- bước 1: người thanh toán yêu cầu chuyển tiền đến quầy thanh toán;
- bước 2: kế toán chuẩn bị phiếu thu (thường là 3 liên), đặt giấy than và gửi cho kế toán trưởng;
bước 3: kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu và chuyển cho kế toán thanh toán;
đối với 3 bản sao của biên lai, một bản được giữ trên cuống, bản còn lại do người trả tiền giữ. nếu người đó ở ngoài công ty, liên kết này sẽ được coi là cơ sở để chứng minh rằng tiền đã được thanh toán. trường hợp là người nội bộ của công ty thì phiếu này sẽ được giao cho bộ phận kế toán của công ty để làm căn cứ chứng minh rằng việc thanh toán đã được thực hiện đúng với phiếu thu.
liên còn lại được thủ quỹ giữ lại để ghi sổ quỹ và cuối ngày tập hợp các chứng từ, chứng từ gốc để kế toán ghi vào sổ cái, sau đó lưu giữ trong năm và được chuyển giao cho đến ngày cuối năm. tệp.
3. quy trình kế toán thanh toán tiền mặt
đối với kế toán chi tiền mặt, phiếu chi dùng để xác định số tiền mặt thực tế phải chi và là căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. . Mọi khoản chi phải có phiếu chi.
thanh toán được lập thành 2 bản. trong đó, một chiếc để ở nơi lập phiếu, một chiếc để thủ quỹ chi tiền. Thủ quỹ sẽ dựa vào chứng từ nộp tiền để chi tiền sau khi có chữ ký của kế toán trưởng hoặc lãnh đạo doanh nghiệp. Sau khi nhận đủ tiền, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào chứng từ nộp tiền. Căn cứ vào số thực chi, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển cho kế toán tiền mặt để hạch toán.
Quy trình kế toán giải ngân tiền mặt được minh họa trong sơ đồ sau:
Diễn giải sơ đồ quy trình kế toán chi tiền mặt:
- bước 1: người yêu cầu thanh toán đưa ra yêu cầu thanh toán, yêu cầu tạm ứng, v.v. và gửi đến quầy thanh toán;
- bước 2: kế toán thanh toán lập phiếu chi cho kế toán trưởng;
- bước 3 : Kế toán trưởng nhận chứng từ thanh toán, nếu không hợp lý, chứng từ thanh toán sẽ chuyển lại cho kế toán để chỉnh sửa, nếu hợp lý thì chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền ký. . phê duyệt phiếu lương;
- bước 4: giám đốc ký vào phiếu lương rồi chuyển cho kế toán tiền lương;
- bước 5: quầy thanh toán nhận bằng chứng thanh toán đã được phê duyệt và đưa cho thủ quỹ;
- bước 6: thủ quỹ ký và xuất tiền cho người nộp đơn và có đầy đủ chữ ký của người thụ hưởng;
- bước 7: the thủ quỹ ghi sổ quỹ (giữ lại liên 2) và chuyển 1 phiếu chi cho quầy thanh toán để vào sổ quỹ (TK 111).
Lưu ý: Nếu chi phí không được phê duyệt ở bất kỳ bộ phận nào (Kế toán trưởng hoặc Giám đốc), thông báo phải được gửi cho người yêu cầu thanh toán.
4. trật tự luân chuyển thu chi bằng tiền mặt
chứng từ tiền mặt bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, phiếu thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê … trong đó chủ yếu là phiếu thu, phiếu chi. các tài liệu này phản ánh tất cả các giao dịch liên quan đến việc tăng hoặc giảm tiền mặt của đơn vị.
Trình tự luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt được mô tả bằng sơ đồ dưới đây: Diễn giải sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ thu chi kế tiền mặt:
Bước 1: Người yêu cầu thu, chi gửi chứng từ thu, chi cho bộ phận yêu cầu thu, chi.
- các chứng từ kèm theo giấy đề nghị thanh toán (phiếu chi, uỷ nhiệm chi) có thể là: giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy tạm ứng, giấy báo thanh toán, hoá đơn, hợp đồng,…
Bước 2: Thủ quỹ hoặc kế toán thanh toán đối chiếu phiếu thu, phiếu yêu cầu thu, chi đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, lập phiếu thu, chi để kế toán trưởng thực hiện. vào tài khoản.
bước 3: kế toán trưởng kiểm tra lại, nếu chứng từ hợp lý, hợp lệ thì ký giấy đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
Bước 4: Kế toán trưởng trả lại các chứng từ đã duyệt cho Phòng Kế toán Thanh toán
Bước 5: Kế toán thanh toán xuất trình bộ chứng từ thanh toán cho giám đốc hoặc phó giám đốc. Dựa trên giới hạn phê duyệt và quy định tài chính của công ty, các nhà lãnh đạo phê duyệt / từ chối yêu cầu thu thập / từ chối hoặc yêu cầu làm rõ và chi tiết các tài liệu liên quan
Bước 6: Kế toán thanh toán nhận bộ hồ sơ tạm ứng từ Giám đốc hoặc Phó Giám đốc
bước 7: thực hiện nhận thanh toán
- đối với các giao dịch tiền mặt trong nền: thủ quỹ chuẩn bị và in phiếu thu, chi
- đối với các giao dịch qua tài khoản ngân hàng: kế toán ngân hàng lập ủy nhiệm thu (chưa) / ủy nhiệm chi (chưa)
bước 8: sau khi chuẩn bị xong, chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, kế toán trưởng ký pt / un hoặc pc / un p>
bước 9: thu tiền và thanh toán:
khi nhận được biên lai hoặc chứng từ nộp tiền (do kế toán lập) cùng với các chứng từ gốc, thủ quỹ phải thực hiện các công việc sau:
- xác minh số tiền trong biên lai và bằng chứng thanh toán với các chứng từ gốc
- xác minh rằng nội dung ghi trên biên lai và bằng chứng thanh toán có phù hợp với chứng từ gốc không
- xác minh ngày nhận, phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền.
- xác minh số tiền nhận hoặc chi đúng để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
- để người thanh toán hoặc người nhận ký vào biên lai hoặc phiếu thanh toán.
- thủ quỹ ký vào biên lai hoặc phiếu chi và giao 01 bản cho khách hàng.
- sau đó thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu hoặc phiếu chi ghi sổ quỹ
- cuối cùng thủ quỹ chuyển 2 liên còn lại của phiếu thu hoặc phiếu chi cho kế toán.
li>
Để công tác kế toán trở nên đơn giản và chính xác hơn trong các nghiệp vụ liên quan đến quỹ – tiền mặt nói riêng và kế toán nói chung, việc sử dụng các công cụ quản lý tự động được coi là một giải pháp hữu hiệu. phần mềm như phần mềm kế toán trực tuyến misa amis giúp kế toán giảm thiểu sai sót trong công việc kế toán đồng thời tiết kiệm hiệu quả thời gian và công sức so với việc thực hiện các thao tác thủ công như trước đây.
Phần mềm kế toán trực tuyến misa amis cho phép kế toán doanh nghiệp thực hiện các giao dịch liên quan đến tiền mặt một cách nhanh chóng và chính xác:
- tự động thu các khoản thanh toán từ nhiều khách hàng (bằng tiền mặt)
- hoàn thuế VAT bằng tiền mặt
- thu các khoản hoàn trả bằng tiền mặt sau khi hoàn thành trước
- tiền mặt khác phiếu thu
- kiểm tra số dư trên sổ quỹ và sổ quỹ
- cho phép rút tiền mặt gửi ngân hàng hoặc rút từ ngân hàng để nhập quỹ mà không cần lập phiếu thu. thu tiền (nhận, gửi tài khoản) trong mô-đun quỹ.
Xem phần mềm kế toán trực tuyến misa amis để quản lý kế toán tài chính hiệu quả hơn!
tác giả tổng hợp: kieu luc
7,575
