Quy trình bán hàng – thu tiền – Hệ thống thông tin doanh nghiệp

Bạn đang xem: Quy trình bán hàng – thu tiền – Hệ thống thông tin doanh nghiệp Tại HTTL CREDIT

ngày xuất bản: 20/12/2021 – ngày cập nhật: 21/12/2021

nguồn: sưu tầm

1. tổng quan về quy trình bán hàng – khoản phải thu

mô tả quy trình

Quy trình bán hàng và các khoản phải thu bắt đầu từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi hàng hóa được giao cho khách hàng và nhận được khoản thanh toán từ khách hàng.

chuỗi

Quy trình Phải thu tài khoản khách hàng và bán hàng bao gồm 7 quy trình phụ sau:

• bán hàng
• giao hàng
• ghi nhận doanh thu
• thu nợ
• báo cáo bán hàng và đối chiếu công nợ
• hoa hồng bán hàng
• thu nợ quá hạn
• hàng bị trả lại, giảm doanh thu

người tham gia

• các thành phần tham gia vào quy trình:
• khách hàng
• nhóm vận chuyển, quản lý kho hàng
• nhà cung cấp, nhân viên thanh toán
  
• nhân viên tiếp thị, nhân viên kinh doanh
• kế toán doanh thu – công nợ
• kế toán thanh toán
• thủ quỹ
• trưởng phòng kế toán
• phó người quản lý / giám đốc bán hàng
• người quản lý

chính sách quy trình bán hàng – các khoản phải thu

Khách hàng: Khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các khách hàng khác.

phương thức bán hàng: bán hàng chủ yếu theo hình thức trả chậm, thu nhập – kế toán công nợ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc thu hồi công nợ.

bán hàng trả chậm và thời hạn nợ

áp dụng cho từng trường hợp cụ thể.

• Phó giám đốc / trưởng phòng kinh doanh sẽ quyết định thời hạn và điều kiện sau khi tiếp thị tiếp xúc với khách hàng và giới thiệu sản phẩm.
• thời hạn chuẩn của khoản nợ là 30 ngày.

hóa đơn bán hàng : công ty sử dụng hóa đơn gtgt tự in (được Bộ tài chính chấp nhận). Người bán xuất hóa đơn bằng cách thu tiền của khách hàng. trong trường hợp bán hàng trả chậm, hóa đơn được phát hành dựa trên việc giao hàng hóa.

giá ưu đãi

• giá cả tùy thuộc vào từng khách hàng. giá dựa trên nhu cầu thị trường và chi phí sản xuất.
• Bảng tính đơn giá bán được điều chỉnh hàng tháng cho các nguyên vật liệu chính và các khoản mục chi phí khác được điều chỉnh 6 tháng một lần.
• Giá bán có thể thay đổi tùy theo các điều kiện bán hàng đã thỏa thuận (điều kiện thanh toán, tỷ lệ hoa hồng bán hàng …).

xác định doanh thu: doanh thu được xác định khi nhân viên bán hàng ghi vào hệ thống (in hóa đơn bán hàng) và kế toán bán hàng cập nhật các giao dịch bán hàng vào hệ thống kế toán.

Xác nhận số dư đang chờ xử lý: Khách hàng xác nhận số dư chưa thanh toán của họ mỗi tháng một lần.

tuổi nợ: tài khoản phải thu được đánh giá hàng tháng theo tuổi nợ.

Nợ quá hạn:

• khách hàng có số dư chưa thanh toán bằng VND (theo chính sách bán hàng của công ty hoặc quy tắc phân loại khách hàng).
• tuổi nợ đối với những khách hàng có dư nợ vượt quá tuổi nợ tiêu chuẩn hoặc tuổi nợ quy định trong hợp đồng.
• khách hàng có số dư nợ vượt quá giới hạn quy định và vượt quá tuổi nợ tiêu chuẩn.

nợ khó đòi:

• các khoản phải thu quá hạn từ 2 năm trở lên, tính đến ngày đến hạn đòi nợ đã xác lập trong hợp đồng kinh tế, công ty đã đòi nhiều lần nhưng chưa thu được nợ.
• trường hợp thời gian truy thu dưới 2 năm mà con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc con nợ có dấu hiệu bỏ trốn, bị truy tố trước pháp luật…

li>

2. quy trình thực hiện quy trình bán hàng

2.1 soạn thảo hợp đồng mua bán

người thực hiện: người bán

công việc: viết hợp đồng mua bán (hoặc liên hệ với khách hàng về các điều khoản mua bán trong trường hợp khách hàng làm hợp đồng mua bán).

khi nào: sau khi yêu cầu mua hàng được trợ lý giám đốc bán hàng phê duyệt.

cách thực hiện:

• Sau khi nhận được thông tin tiếp thị, Trưởng phòng Kinh doanh sẽ xem xét việc bán hàng. người bán lập hợp đồng dựa trên các điều khoản đã thoả thuận và các điều kiện khác (đối với khách hàng mới).
• Đối với khách hàng quen thuộc, hợp đồng mua bán do bộ phận sản xuất đảm nhận.

mục đích: để đảm bảo rằng các điều khoản và điều kiện bán hàng tuân thủ các quy định.

2.2 nhận đơn đặt hàng

người thực hiện: người bán.

Công việc: Nhận đơn mua hàng của khách và giao cho phòng kế hoạch sản xuất.

khi: sau khi ký hợp đồng mua bán (nếu có), khách hàng gửi đơn đặt hàng cho công ty

cách thức thực hiện: sau khi ký hợp đồng mua bán (nếu có), khách hàng gửi đơn mua hàng cho người bán. nhân viên kinh doanh theo dõi và chuyển đơn hàng này cho bộ phận điều độ sản xuất để lập kế hoạch sản xuất và giao hàng.

mục đích: để đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được chuyển đến bộ phận điều độ sản xuất càng sớm càng tốt.

2.3 theo dõi việc giao hàng cho khách hàng

người thực hiện: người bán.

công việc: theo dõi giao hàng.

Khi nào: Sau khi nhận được lịch giao hàng từ bộ phận điều độ sản xuất.

cách thực hiện: người bán theo dõi tiến độ giao hàng và đối chiếu với nhân viên giao hàng của bộ phận giao hàng.

mục đích: theo dõi và xác minh việc giao hàng để đảm bảo rằng sản phẩm được giao đúng thời gian theo yêu cầu của khách hàng.

2.4 xuất hóa đơn bán hàng

người thực hiện: người bán.

công việc: Phát hành hóa đơn gtgt tự in để giao cho khách hàng.

khi nào: ngay sau khi hàng hóa được giao cho khách hàng.

cách thức thực hiện: căn cứ vào phiếu nhận hàng của tài xế / khách hàng và căn cứ vào tiến độ giao hàng, lập hóa đơn tự in với đầy đủ số liệu và có chữ ký của khách hàng.

• liên kết 1: lưu vào phòng kinh doanh
• liên kết 2: giao cho khách hàng (nếu khách hàng đến nhận sản phẩm)
• liên kết 3: giao cho kế toán thu nhập – nghĩa vụ

Mục đích: để đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng thời gian theo yêu cầu của khách hàng.

2,5 lần giao hàng cho khách hàng

người thực hiện: nhân viên kho hàng, nhân viên kiểm soát chất lượng, khách hàng.

công việc: giao hàng cho khách hàng.

khi nào: Ngày khách hàng yêu cầu giao hàng.

cách thực hiện: nhân viên kho giao sản phẩm cho khách hàng. nhân viên kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho (nếu khách hàng yêu cầu) và kèm theo chứng từ xuất hàng để khách hàng ký nhận.

Mục đích: Đảm bảo hàng hóa được giao cho khách hàng đúng thời gian / theo yêu cầu.

3. thủ tục giao hàng

3.1 nhận đơn đặt hàng

người thực hiện: bộ phận hành chính

công việc: nhận đơn đặt hàng.

when: khi khách hàng gửi đơn đặt hàng

cách thực hiện: nhân viên hành chính sẽ giám sát:

• nhận đơn đặt hàng của khách hàng qua fax
• ghi đơn đặt hàng vào sổ đặt hàng
• giao đơn đặt hàng cho bộ phận kiểm soát cấp sản xuất
• yêu cầu bộ phận điều độ sản xuất ký vào sổ giao hàng
• tiến độ giao hàng được lập dựa trên các điều khoản đã thống nhất với khách hàng và có sự phê duyệt của trưởng bộ phận.

Mục đích: Để đảm bảo rằng nhân viên kinh doanh biết kế hoạch giao hàng đúng hạn.

3.2 xác nhận đơn đặt hàng

người thực hiện: nhân viên của bộ phận điều độ sản xuất.

công việc: nhận đơn đặt hàng và thông báo cho khách hàng.

when: khi nhân viên hành chính, nhân viên kinh doanh giao đơn mua hàng.

cách thực hiện: xem lại đơn đặt hàng:

• nếu bạn chấp nhận chữ ký, vui lòng fax lại chữ ký đó cho khách hàng
• nếu không phù hợp, hãy thương lượng lại với khách hàng
• dựa trên ngày sản xuất dự kiến ​​của sản phẩm , lịch giao hàng:
• chuyển lịch sản xuất cho bộ phận sản xuất
• chuyển lịch giao hàng cho thủ kho, nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng thành phẩm

li>

• Trường hợp khách hàng thay đổi lịch giao hàng nếu chưa phù hợp sẽ phải thương lượng lại với khách hàng để thống nhất ngày giao hàng.

mục đích: để đảm bảo thông tin kế hoạch giao hàng chính xác và kịp thời cho khách hàng.

3.3 giao hàng cho khách hàng

những người thực hiện: người giao hàng, chủ cửa hàng và tài xế.

công việc: nhận lịch giao hàng từ bộ phận điều độ sản xuất.

when: thời gian giao hàng cho khách hàng.

cách thực hiện:

nhân viên giao hàng:

• dựa vào bảng kiểm kê sản phẩm và lịch giao hàng để lập kế hoạch giao hàng
• gửi xe giao hàng

người bán hàng:

• giao hàng cho bộ phận chành xe (thành phẩm phải được bộ phận kiểm tra chất lượng duyệt mới được xuất xưởng)
• ký nhận hàng (ghi số xe và số lượng hàng thành phẩm)
• cho tài xế ký nhận hàng trên biên lai
• điền số thứ tự của biên lai theo dõi.

người lái xe:

• thay mặt công ty giao sản phẩm cho khách hàng khi khách hàng có nhu cầu
• nhận giao hàng tận nơi cho khách hàng đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng và đáp ứng thời gian giao sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. , hài hòa với tinh thần hợp tác cao nhất
• giao nhận hồ sơ đầy đủ, đúng hạn
• tiếp nhận các ý kiến ​​đóng góp, phàn nàn về sản phẩm của khách hàng và phản ánh với công ty (nếu có ).

mục đích:

• đảm bảo giao hàng đúng hẹn.
• để đảm bảo xe được sửa chữa kịp thời.

4. thủ tục ghi nhận doanh thu

4.1 lập bảng phân phối hóa đơn

người thực hiện: người bán.

công việc: lập bảng xuất hóa đơn.

khi nào: 2 ngày một lần

cách thức thực hiện: người bán lập bảng giao nhận hóa đơn và gửi kèm theo bộ chứng từ bán hàng (phiếu nhận hàng, hóa đơn khách hàng đã ký, phiếu mua hàng, phiếu giao hàng, phiếu xuất hóa đơn QA).

mục đích: bộ chứng từ chuyển cho phòng kế toán xong.

4.2 kiểm tra bộ chứng từ bán hàng với dữ liệu hệ thống

người thực hiện: kế toán thu nhập – công nợ.

công việc: kiểm tra tính thống nhất của bộ chứng từ và đối chiếu thông tin trên hóa đơn với dữ liệu trong hệ thống.

khi nào: sau khi nhận được chứng từ bán hàng do người bán gửi.

cách thực hiện: kiểm tra tính thống nhất của bộ chứng từ và đối chiếu thông tin trên hóa đơn với dữ liệu trong hệ thống. nếu có chênh lệch hạch toán thanh toán sẽ báo cho nhân viên kinh doanh để giải quyết những sai sót có thể phát sinh.

mục đích: để đảm bảo rằng dữ liệu bán hàng trong hệ thống giống hệt với các chứng từ bán hàng thực tế và thực tế.

4.3 cập nhật dữ liệu vào hệ thống

người thực hiện: kế toán thu nhập – công nợ.

job: cập nhật dữ liệu trong hệ thống.

khi nào: sau khi xác minh các chứng từ bán hàng với hệ thống và nhận định là đúng.

cách thực hiện: cập nhật thông tin bán hàng trong hệ thống đã được xác minh. sau đó hệ thống sẽ tự động thu thập các bút toán:

nợ tài khoản 131 (khoản phải thu khách hàng)

có tài khoản 511 (doanh thu bán hàng) có tài khoản 33311 (thuế phải nộp)

mục đích: doanh thu được ghi nhận một cách hợp lý.

5. thủ tục thu hồi nợ

5.1 nhận bảng sao kê ngân hàng

người thực hiện: quầy thanh toán.

công việc: nhận được thông báo từ ngân hàng.

when: khi một giao dịch xảy ra với khoản tiền gửi và với ngân hàng để thực hiện giao dịch.

cách thức thực hiện: nhận giấy báo của ngân hàng và chuyển giấy báo có cho kế toán thu – nợ để xem xét, xác minh tình hình thu nợ.

mục đích: giấy báo ngân hàng được chuyển cho kế toán thu nhập – nợ phải trả để đối chiếu.

5.2 đối chiếu các khoản phải thu, theo dõi công nợ, theo dõi hoa hồng

người thực hiện: kế toán thu nhập – công nợ.

công việc: đối chiếu, xác minh số tiền phải thu của khách hàng với số tiền đã nhận.

khi: khi nhận được giấy báo ngân hàng hoặc giấy nộp tiền do khách hàng phát hành (trong trường hợp thu tiền mặt) chứng minh rằng số tiền phải thu từ khách hàng đã được thanh toán.

cách thực hiện: đối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu của khách hàng với số tiền đã thu được. cập nhật số tiền khách hàng đã thanh toán trên bảng sao kê thanh toán của khách hàng để theo dõi các khoản thanh toán hoa hồng.

mục đích: số tiền thu được từ khách hàng được so sánh với số tiền các khoản phải thu.

5.3 chuyển chứng từ sang kế toán thanh toán

người thực hiện: kế toán thu nhập – công nợ.

Công việc: Đính kèm liên 3 của hóa đơn bán hàng vào chứng từ ngân hàng hoặc phiếu chi của khách hàng và gửi đến quầy thanh toán để ghi vào hệ thống.

khi nào: sau khi xác minh và đối chiếu số tiền nhận được với khoản phải thu.

cách thực hiện: đính kèm bản sao thứ 3 của hóa đơn bán hàng vào chứng từ ngân hàng hoặc bằng chứng thanh toán của khách hàng và gửi đến quầy thanh toán.

mục đích: phiếu thu hàng hóa được đính kèm với liên 3 của hóa đơn bán hàng.

5.4 cập nhật dữ liệu vào hệ thống

người thực hiện: quầy thanh toán.

job: cập nhật dữ liệu trong hệ thống.

khi: khi nhận được phiếu thu hàng kèm theo liên 3 của hóa đơn bán hàng do kế toán doanh thu – công nợ chuyển đến.

cách thực hiện: ghi lại khoản thanh toán tiền hàng của khách hàng vào hệ thống kế toán với đầy đủ thông tin và có các bút toán sau:

nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt:

ghi nợ tài khoản 1111 (cash-vnd)

có tài khoản 1311 (khoản phải thu khách hàng trong nước)

nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng:

ghi nợ vào tài khoản 1211 (tiền gửi ngân hàng-vnd)

có tài khoản 1311 (khoản phải thu khách hàng trong nước)

có tài khoản 1312 (phải thu khách hàng nước ngoài)

mục đích: số tiền khách hàng thanh toán được cập nhật nhanh chóng vào hệ thống.

6. quy trình thực hiện báo cáo doanh số hàng tháng và quy trình đối chiếu công nợ

6.1 chuẩn bị bản tóm tắt thu nhập hàng tháng

người thực hiện: kế toán thu nhập – công nợ.

công việc: làm báo cáo tổng kết doanh số hàng tháng.

khi nào: sau khi tất cả doanh số bán hàng và các khoản thanh toán của khách hàng trong tháng đã được ghi lại.

cách thực hiện: lập báo cáo tổng hợp doanh số hàng tháng, báo cáo chi tiết doanh số bán hàng, báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, báo cáo tổng hợp công nợ quá hạn trình kế toán trưởng và quản đốc.

Mục đích: Báo cáo bán hàng và các khoản phải thu được lập hàng tháng.

6.2 Gửi báo cáo doanh thu và các khoản phải thu cho kế toán trưởng và giám đốc

người thực hiện: kế toán thu nhập – công nợ.

công việc: nộp báo cáo doanh số hàng tháng, công nợ phải thu cho kế toán trưởng và giám đốc.

Khi nào: Các khoản phải thu và báo cáo sau bán hàng được lập.

cách thực hiện: gửi báo cáo doanh thu và công nợ phải thu hàng tháng cho kế toán trưởng và giám đốc. Mục đích: Báo cáo doanh thu và các khoản phải thu hàng tháng được gửi cho kế toán trưởng và giám đốc để xem xét.

6.3 Lập bảng đối chiếu công nợ

người thực hiện: kế toán thu nhập-công nợ.

công việc: lập bảng đối chiếu công nợ để đối chiếu với khách hàng.

khi nào: báo cáo sau bán hàng và các khoản phải thu được lập

cách thực hiện: thực hiện đối chiếu công nợ phải thu và bạn cần có sự đồng ý của kế toán trưởng về việc đối chiếu này.

mục đích: bảng đối chiếu công nợ cần có chữ ký duyệt của kế toán trưởng.

6.4 gửi biên bản hòa giải công nợ cho khách hàng

người thực hiện: kế toán thu nhập – công nợ.

công việc: gửi biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng.

Khi nào: Sau khi Kế toán trưởng ký duyệt Biên bản đối chiếu các khoản phải thu.

cách thực hiện: gửi biên bản hòa giải công nợ cho khách hàng chủ yếu bằng fax.

Mục đích: Biên bản đối chiếu công nợ phải thu do kế toán trưởng ký gửi khách hàng để đối chiếu.

6.5 Thu thập phản hồi của khách hàng và xử lý sự khác biệt

người thực hiện: kế toán thu nhập – công nợ, khách hàng.

công việc: lấy phản hồi của khách hàng.

Khi nào: Sau khi Biên bản đối chiếu các khoản phải thu được Kế toán trưởng ký duyệt và gửi cho khách hàng.

cách thực hiện: Nhận phản hồi của khách hàng hoặc đồng ý ký vào dàn xếp hoặc không đồng ý.

Trong trường hợp có chênh lệch giữa khoản phải thu của công ty và khách hàng, kế toán doanh thu và nợ phải trả sẽ kết hợp với nhân viên kinh doanh để xử lý khoản chênh lệch phát sinh.

Mục đích: Hồ sơ đối chiếu công nợ của khách hàng được theo dõi và cập nhật chính xác.

7. quy trình hoa hồng bán hàng

7.1 phiếu bầu để đề xuất tỷ lệ chi tiêu khuyến mại

người thực hiện: người bán.

công việc: yêu cầu chi tiêu khuyến mại.

khi nào: trong trường hợp hoa hồng bán hàng đã được thỏa thuận trước khi bán hàng.

Cách thực hiện: Lập phiếu giảm giá để đề xuất tỷ lệ chi tiêu khuyến mại cho từng khách hàng dựa trên từng đơn đặt hàng. Phiếu đề xuất chi phí khuyến mại này phải có chữ ký của phó giám đốc / trưởng phòng kinh doanh. Mục đích: Mẫu đề xuất chi khuyến mại được lập cho từng đối tượng và được các cấp quản lý tương ứng ký duyệt.

7.2 chuyển biểu mẫu yêu cầu từ mức chi phí khuyến mãi sang mức thu nhập – hạch toán công nợ

người thực hiện: người bán.

công việc: chuyển phiếu đề xuất mức chi khuyến mãi do giám đốc / trưởng phòng kinh doanh ký và chuyển cho phòng kế toán.

Khi nào: Đề xuất chi tiêu khuyến mại được nhận bởi trưởng phòng kinh doanh.

cách thực hiện: chuyển giấy đề nghị thanh toán hoa hồng do trưởng phòng / trưởng phòng kinh doanh ký cho phòng kế toán.

mục đích: đề xuất chi phí khuyến mại được ký duyệt đầy đủ trước khi chuyển đến phòng kế toán.

7.3 Kiểm tra trạng thái thanh toán của khách hàng

người thực hiện: kế toán thu nhập – công nợ.

công việc: kiểm tra tình hình thanh toán của khách hàng để xem xét việc chi hoa hồng.

Khi nào: Bạn nhận được yêu cầu chi tiêu khuyến mại do người bán chuyển đến.

cách thực hiện: Kiểm tra tình hình thanh toán của khách hàng dựa trên số tiền thực tế khách hàng đã thanh toán trong tháng trong bảng theo dõi công nợ phải thu để xem xét việc khách hàng còn có nhu cầu thanh toán khoản hoa hồng mà khách hàng đã thanh toán hay không.

mục đích: những khách hàng đã thanh toán tiền hàng được trả hoa hồng.

7.4 lập danh sách các chi phí khuyến mại

người thực hiện: kế toán thu nhập – công nợ.

công việc: lập danh sách các chi phí khuyến mại.

khi nào: sau khi xem xét bảng đề xuất chi tiêu khuyến mại và tình hình thanh toán khoản nợ của khách hàng.

cách thực hiện: lập danh sách chi phí khuyến mại cho các đơn đặt hàng đã thanh toán.

mục đích: một danh sách các chi phí khuyến mại chỉ được lập theo tỷ lệ thanh toán của những khách hàng đã thanh toán cho họ cho các đơn đặt hàng đã được thanh toán.

7,5 được phê duyệt

người thực hiện: phó giám đốc / trưởng phòng kinh doanh, kế toán doanh thu và công nợ, kế toán trưởng, giám đốc.

Công việc: Kế toán Doanh thu – Công nợ chuyển bảng kê khai chi phí khuyến mại lên Kế toán trưởng, Phó Giám đốc / Trưởng phòng Kinh doanh và Giám đốc ký duyệt.

khi nào: sau khi nhận được bảng kê khai chi phí khuyến mại.

cách thức thực hiện: hạch toán thu nhập – công nợ, chuyển bảng kê khai hoa hồng cho kế toán trưởng, phó giám đốc kinh doanh và giám đốc ký duyệt.

Mục đích: bảng kê chi hoa hồng cho khách hàng phải có chữ ký của kế toán trưởng, phó giám đốc / trưởng phòng kinh doanh và được giám đốc duyệt.

kế hoạch thanh toán hoa hồng bán hàng 7.6

người thực hiện: quầy thanh toán.

công việc: lập kế hoạch thanh toán hoa hồng bán hàng.

khi nào: sau khi biên bản chi phí khuyến mại được phê duyệt và chuyển giao.

cách thực hiện: lập kế hoạch thanh toán hoa hồng bán hàng.

mục đích: việc chi hoa hồng bán hàng phải được lập kế hoạch cụ thể và hợp lý.

8. thủ tục thu nợ quá hạn

8.1 lập báo cáo nợ quá hạn

người thực hiện: kế toán thu nhập – công nợ.

công việc: lập báo cáo công nợ quá hạn là xác định số dư nợ, tuổi nợ của con nợ vào cuối mỗi tháng.

khi nào: ngày 6 của tháng tiếp theo, sau khi chuẩn bị báo cáo tóm tắt thu nhập hàng tháng.

cách thực hiện

• căn cứ vào báo cáo tổng hợp thu nhập (cập nhật hóa đơn do phòng kinh doanh chuyển đến), tình hình thu tiền của khách hàng (theo giấy báo có của ngân hàng do kế toán thanh toán cung cấp) để lập bảng tổng hợp và chi tiết các khoản phải thu. báo cáo hàng tháng.
• căn cứ vào báo cáo công nợ phải thu, kế toán doanh thu – kiểm tra công nợ, đối chiếu chính sách khách hàng của công ty, biên bản đối chiếu công nợ gửi khách hàng (nếu có), hợp đồng kinh tế báo cáo công nợ khó đòi.

mục đích: để thực hiện theo dõi hàng tháng các khoản phải thu quá hạn của công ty.

8.2 đề xuất quản lý nợ quá hạn

người thực hiện: kế toán thu nhập – công nợ.

Công việc: Đề nghị thu hồi nợ cho những khách nợ quá hạn.

khi nào: sau khi lập báo cáo tín dụng quá hạn.

cách thực hiện:

• Theo nội quy công ty về công nợ quá hạn, kế toán doanh thu và công nợ lập giấy đề nghị thu hồi công nợ.
• Gửi báo cáo công nợ phải thu quá hạn và đề nghị thu nợ lên kế toán trưởng phê duyệt.

mục đích: để đảm bảo xác định chính xác các khoản tín dụng quá hạn phải được thu hồi.

8.3 phê duyệt và ra quyết định thu hồi nợ

người làm: kế toán trưởng, phó giám đốc / trưởng phòng kinh doanh, ban giám đốc.

công việc: kiểm soát và ra quyết định thu hồi nợ.

khi nào: sau khi nhận được báo cáo nợ quá hạn và yêu cầu thu hồi nợ

cách thực hiện:

• kế toán trưởng thẩm tra và duyệt báo cáo công nợ quá hạn và đơn thu hồi công nợ từ kế toán doanh thu và công nợ, sau đó chuyển cho phó giám đốc / trưởng bộ phận kinh doanh hoặc trình ban giám đốc. đánh giá của giám đốc.
• sau khi xem xét, kế toán trưởng và phó giám đốc / trưởng phòng kinh doanh ra quyết định thu nợ, đánh giá lại khách hàng và xem xét bán hàng cho khách nợ.

Mục đích: đảm bảo có cơ sở để thu hồi nợ hoặc là cơ sở để trích lập dự phòng phải thu khó đòi.

Thu hồi nợ 8,4

người thực hiện: kế toán doanh thu – con nợ, người bán (phòng kinh doanh).

Chức vụ: Trực tiếp thu nợ khách hàng.

khi nào: khi có quyết định thu hồi nợ của hội đồng quản trị, phó giám đốc / trưởng bộ phận kinh doanh, kế toán trưởng.

cách thực hiện:

• nhân viên kinh doanh phối hợp với thu nhập: kế toán công nợ để tổ chức tốt việc đôn đốc và thu hồi công nợ của khách nợ quá hạn.
• viết thư nhắc nợ để gửi cho khách hàng (ngay khi đến hạn thanh toán)
• gọi điện nhắc nhở và thúc giục khách hàng thanh toán (1 tuần sau khi đến hạn) thanh toán, vui lòng liên hệ với người chịu trách nhiệm thanh toán của công ty khách hàng)
• cử nhân viên đến công ty khách hàng để đợi khoản thanh toán cuối cùng
• , nếu khách hàng không làm như vậy, khoản thanh toán sẽ ra tòa án kinh tế để giải quyết.

mục đích: đảm bảo rằng các khoản nợ được thu hồi đầy đủ và nhanh chóng.

9. thủ tục thực hiện quy trình trả lại hàng giảm doanh thu

9.1 nhận phản hồi của khách hàng

người thực hiện: người bán, nhân viên tiếp thị, tài xế, bộ phận dịch vụ khách hàng.

công việc: tiếp nhận thông tin về hàng hóa không đạt yêu cầu theo thỏa thuận của khách hàng.

khi: khách hàng không chấp nhận hàng hóa.

cách thực hiện:

• Nhân viên kinh doanh, nhân viên tiếp thị, tài xế tiếp nhận phản hồi về sản phẩm không đạt yêu cầu theo sự đồng ý của khách hàng hoặc các phản hồi khác.
• chuyển phản hồi của khách hàng tới dịch vụ khách hàng

mục đích: Cần xử lý việc nhận phản hồi của khách hàng.

9.2 liên hệ với bộ phận kiểm soát chất lượng để xem xét trường hợp

người thực hiện: bộ phận dịch vụ khách hàng.

công việc: liên hệ với bộ phận kiểm tra chất lượng về tình hình của trường hợp.

khi nào: nhận phản hồi từ khách hàng hoặc nhân viên có liên quan

làm thế nào để làm: vui lòng liên hệ với bộ phận QC về tình hình.

mục đích: các khiếu nại của khách hàng về sản phẩm được gửi đến bộ phận kiểm tra chất lượng của công ty.

9.3 kiểm tra các thông số và chất lượng của nội dung gửi

người thực hiện: nhân viên quản lý chất lượng.

công việc: kiểm tra các thông số và chất lượng của bài nộp.

khi nào: Bạn nhận được phản hồi từ khách hàng do người bán báo cáo.

cách thực hiện: kiểm tra các thông số và chất lượng của nội dung gửi.

mục đích: các khiếu nại của khách hàng về sản phẩm được gửi đến bộ phận kiểm tra chất lượng của công ty và được nhân viên kiểm tra chất lượng kiểm tra.

9.4 thông tin cho nhân viên bán hàng và tiếp thị về kết quả kiểm tra

những người thực hiện: nhân viên tiếp thị, nhân viên bán hàng, nhân viên kiểm tra chất lượng.

Công việc: Nhân viên QA để thông báo cho nhân viên kinh doanh và tiếp thị về kết quả thử nghiệm.

khi nào: sau khi thử nghiệm.

cách thực hiện: người quản lý chất lượng thông báo cho nhân viên bán hàng và tiếp thị về kết quả của các bài kiểm tra.

Mục đích: Kết quả thử nghiệm phải được thông báo ngay lập tức cho nhân viên kinh doanh và tiếp thị để họ có thể liên hệ và thương lượng với khách hàng.

9.5 thương lượng với khách hàng

người triển khai: nhà tiếp thị, nhà cung cấp, khách hàng.

Công việc: Thông báo cho khách hàng về kết quả kiểm tra và thương lượng các giao dịch.

khi nào: sau khi nhận được kết quả kiểm tra.

cách thực hiện: đảm bảo thực hiện các giải pháp hợp lý nhất.

Mục đích: Kết quả thử nghiệm phải được thông báo ngay lập tức cho nhân viên kinh doanh và tiếp thị để họ có thể liên hệ và thương lượng với khách hàng.

9.6 tạo một trang tính khó chịu

người thực hiện: nhân viên tiếp thị, nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý chất lượng.

việc: làm đơn khiếu nại với đầy đủ tình trạng và nguyên nhân vụ việc.

khi nào: sau khi nhận được kết quả kiểm tra.

Cách thực hiện: Mọi trường hợp khách hàng không hài lòng với sản phẩm đều được ghi lại.

• trường hợp nhập lại kho
• đổi, hủy hàng

mục đích: tất cả các trường hợp có ý kiến ​​của khách hàng đều được thể hiện bằng văn bản.

9.7 cung cấp bản sửa lỗi

người thực thi: pgd / trưởng phòng kinh doanh.

công việc: đưa ra giải pháp cho trường hợp đó và đăng ký nó vào biểu mẫu khiếu nại và giao nó cho người bán.

khi nào: sau khi nhận được đơn khiếu nại.

cách thực hiện: quyết định giải quyết những trường hợp này do người quản lý / trưởng phòng kinh doanh đưa ra.

mục đích: người phụ trách / trưởng phòng thương mại sẽ là người giải quyết vụ việc.

9,8 thanh toán được điều chỉnh

người thực hiện: người bán.

công việc: xuất hóa đơn.

Khi nào: sau khi nhận được đơn yêu cầu, giải pháp đã được đưa ra bởi người quản lý / trưởng phòng kinh doanh.

cách thực hiện: sau khi nhận được giải pháp nêu trên đơn yêu cầu bồi thường cùng với kết quả thương lượng với khách hàng, người bán lập một hóa đơn điều chỉnh gồm 3 bản: bản chính được lưu tại bộ phận bán hàng, liên 2 giao cho khách hàng, liên còn lại kèm theo chứng từ vận chuyển để chuyển cho phòng kế toán đối chiếu hạch toán (trường hợp hàng bán bị trả lại người bán sẽ không lập hóa đơn gộp bộ chứng từ bán hàng). có hóa đơn do khách hàng xuất và trả lại).

Mục đích: Tất cả các biên lai và hóa đơn liên quan đến lô hàng nên được hợp nhất và đưa cho bộ phận kế toán để đối chiếu và cập nhật các bút toán vào hệ thống kế toán.