thường nói đến doanh nghiệp là nói đến email có trả phí. các hình thức email miễn phí như gmail chỉ dành cho cá nhân. và nói đến email doanh nghiệp thì giải pháp đi kèm thường là email hosting – hệ thống lưu trữ email.
còn nói đến email hosting là để trả lời cho câu hỏi: bạn quản lý thông tin liên lạc kinh doanh và nội bộ của doanh nghiệp bằng
cáo?
trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách hoạt động của dịch vụ lưu trữ email và khám phá những gì nó có thể làm cho doanh nghiệp của b>
1. giải thích ngắn gọn email hosting là gì?
email hosting là dịch vụ mà trong đó các nhà cung cấp sẽ thuê các máy chủ email (email server) cho người dùng của mình.
nhìn chung, email accommodation cấp cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý tốt của mình, tích hợp các tính n Ăng cao tăng cường trải nghiệm gửi và nhận tốt hơt hơt, ki -sot, ki shat, shot shat, shapm, shapm. rỉ dữ liệu tốt hơn email miễn phí hoặc webmail miễn phí.
2. phân biệt domain hosting, email hosting và web hosting
Để hiể rõ hơn vai trò của email hosting trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, bạn cần phân biệt vai trò của web hosting, domain hosting và email hosting:
web hosting 2.1 – lưu trữ web
website của bạn có hoạt ộng trơn chu, có nhanh chóng truy cập ược internet hay không và có bị thường xuyên bị lỗi server heno không một phần ưu ị web ần ưị vcho một số web hosting sẽ bao gồm cả email hosting nhưng bạn phải nói với nhà cung cấp này rằng bạn muốn sử dụng cả 2.
domain hosting 2.2 – lưu trữ tên miền
ngắn gọn thì là bạn mua tên miền (website link) ở đâu thì nơi đó sẽ cung cấp dịch vụ domain hosting cho bạn. domain hosting giúp thiết lập và giúp website doanh nghiệp hoạt động.
2.3 email hosting – lưu trữ email
như đã nói, email hosting giúp bạn sử dụng email để làm việc và giao tiếp dễ dàng hơn. với email doanh nghiệp, have my email sẽ khớp với website của bạn.
vi dụ: nếu trang web của bạn là mywebsite.com, thì địa chỉ email của bạn sẽ là yourname@mywebsite.com. có một địa chỉ email theo tên miền trang web sẽ làm cho doanh nghiệp trông chuyên nghiệp hơn.
bạn cần lưu ý rằng, mặc dù mọi người thường nhận ược dịch vụ lưu trữ email và lưu trữ web từng một nhà cung cấp, nhưng bạn không cần phải làm như vậy. bạn có thể chỉ có dịch vụ lưu trữ email, không cần trang web, có nghĩa là bạn có thể nhận từng dịch vụ của mình từ nhà cungth.
3. lợi ích của dịch vụ email hosting
có một số câu trả lời cho câu hỏi đó. lợi ích đầu tiên và quan trọng nhất của dịch vụ lưu trữ email là các quy ước đặt tên miền email mà bạn có thể sử dụng. bạn có thể có địa chỉ email theo tên doanh nghiệp của mình. ví dụ: nếu bạn điều hành một doanh nghiệp giao hoa trực tuyến, một email như bob@bobsflowershop.com sẽ trông chuyên nghiệp hơn nhiều so với
com.shop
một lợi ích khác của lưu trữ email là bảo mật. một dịch vụ lưu trữ email có phí luôn an toàn hơn email miễn phí. các nhà cung cấp lớn như google, microsoft và yahoo có các tùy email miễn phí và đây là “miếng mồi ngon” của tin tặc vì quy mô và người dùng quá lớn. email hosting có quy mô nhỏ hơn nên dễ kiểm soát và hạn chế tin tặc, hack dữ liệu hơn.
một lợi ích khác là các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email cho phép bạn quyền kiểm soát dữ liệu của mình hiệu quả hơn. bạn có thể liên hệ trực tiếp và giải quyết các sự cố ngay tức thì nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề kỹ thuật hoập> m b
>>xem thêm: google workspace tính năng chi tiết dung lượng lớn.
4. các tùy chọn email hosting
một dịch vụ email hosting chuyên nghiệp và hiệu quả pHải thỏa mén các yếu tối dưới đây (đây cũng có thể xem là tiêu chí ể bạn đánh giá chất lượng của một nhà nhà nhà cấ p>
4.1 lưu trữ trực tuyến
quyền truy cập vào kho lưu trữ email trực tuyến cung cấp cho bạn hồ sợ lịch sử về tất cả các giao dịch kinh doanh của bạn. một số dịch vụ cung cấp bản sao lưu từ 5 đến 10 năm mà bạn có thể truy cập trực tiếp qua cổng đăng nhập.
4.2 nhiều hộp thư
nếu doanh nghiệp đang phát triển, bạn sẽ cần khả năng tạo hộp thư một cách nhanh chóng. hãy đảm bảo rằng máy chủ lưu trữ email của bạn cung cấp cho bạn tất cả các hộp thư bạn cần để hỗ trợ hoạt độa mìp>
mọi người thường sửng cac hộp thư riêng biệt ể ể phân loại ựa trên các chức nĂng kinh doanh nhận các khoản thanh toán, một hộp thư thông tin ể liên lạc chung và mộ chiến dịch email marketing.
>>xem thêm: cách đăng ký email tên miền google miễn phí. các bạn có ngay 30 ngày dùng thử số người dùng không giới hạn.
4.3 Ưu đãi theo gói
bạn có thể sử dụng cùng lúc dịch vụ lưu trữ web và dịch vụ lưu trữ email. với các gói chung bạn có thể tiết kiệm hơn, nhận được mức giá ưu đãi và quản lý hệ thống một cách logic hơn. tuy nhiên bạn cần tìm nhà cung cấp uy tín để tránh tình trạng dịch vụ thường xuyên bị lỗi hay quá tải ảnh hưởng công việc.
4.4 manure lượng hộp thư
Đây được xem là tiêu chí khá quan trọng. nhiều người không tính toán trước dẫn đến dung lượng thường không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng hàng ngày. hãy can nhắc đến số lượng email hàng ngày, các tệp đính kèm và các tệp lớn. từ đó tìm hiểu dịch vụ email hosting nào có đủ dung lượng và khả năng xử lý dữ liệu mà bạn cần hàng ngày hay không.
4.5 khả năng mở rộng
bạn không bao giờ biết được chính xác dung lượng email hoặc bao nhiêu hộp thư bạn sẽ cần về sau này. các tài khoản email có thể tăng thêm. các tệp đính kèm email kích thước lớn sẽ lấy hết không gian lưu trữ email của bạn. Điều này sẽ không quan trọng khi nhà cung cấp dịch vụ email hosting có thể đáp ứng tốt nhu cầu ngay cả khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
bên cạnh đó, trước khi đăng ký bất kỳ dịch vụ email nào, hãy luôn nắm rõ mọi điều khoản được thỏa thuận.
5. dịch vụ email hosting miễn phí và trả phí
bạn hoàn toàn có thể sửng email miễn pHí vì nhu cầu chưa nhiều, vì cần tìm hiểu nhà cung cấp hoặc vì chưa ủ kinh pHí, Tùy vào tình hình của doanh nghiệp mà n
một số dịch vụ hỗ trợ song song cả 2 tùy chọn email miễn phí và có phí. một số gói được phép dùng thử miễn phí trong một khoảng thời gian nhất định.
tuy nhiên, các tính năng của một email hosting miễn phí và có phí sẽ có nhiều điểm khác biệt”
5.1 dịch vụ lưu trữ email miễn phí
dịch vụ email lưu trữ trên web cho phép bạn gửi và nhận thư cũng như quản lý các tài khoản email thông qua webmail (pop) và ứng dụng email (imap). tài khoản email miễn phí phổ biến nhất hiện nay là gmail.
ngoài ra, có rất nhiều tùy chọn lưu trữ email miễn phí mà bạn có thể đã quen thuộc như hotmail của microsoft, zoho mail, yahoo mail và aol…
Ưu điểm của dịch vụ email miễn phí:
- Miễn phí không cor cam kết hoặc hợp ồng
- các dịch vụ email miễn pHí thường bao gồm ủ bộ nhớ tệp ể đáp ứng nhu cầu li>
nhược điểm:
- có nhiều email quảng cáo, email spam, tin rác gây khó chịu
- các biện pháp bảo mật yếu hơn
- khách hàng truy cập nghi ngờ tính xác thực của doanh nghiệp bạn
- không gian lưu trữ ít hơn
- không có tên miền được cá nhân hóa (your.name@yourcompanyname.com) dẫn đến các địa khón d email và không có thương hiệu.
- khả năng hỗ trợ, xử lý kỹ thuật từ nhà cung cấp rất chậm
5.2 dịch vụ email hosting có phí
bạn không nên sử dụng dịch vụ lưu trữ email miễn phí nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào email như một yếu tốh đhuc dothan .
dịch vụ lưu trữ email trả phí có nhiều khả năng phù hợp với nhu cầu của một doanh nghiệp đang phát triển. Để mang lại trải nghiệm email tốt nhất có thể, các dịch vụ email cao cấp sẽ bao gồm các tính năng bổ sung như:
5.3 tên miền được cá nhân hóa
email gắn với tên miền doanh nghiệp sẽ giúp xây dựng thương hiệu doanh nghiệp hiệu quả hơn. lấy chính bạn làm ví dụ, với 2 địa chỉ email giao dịch là nguyenhuy@emaildoanhnghiep.com và nguyenhuy@gmail.com, bạn sẽ muốn giao dịch với tàn khoàp?</
chỉ có các dịch vụ email có phí và chuyên nghiệp mới cho phép người dùng sử dụng tên miền doanh nghiệp để làm địa chỉ email (lgoịa chỉ email). cho nên, việc đầu tư vào email giao tiếp với khách hàng một cách chỉn chu cũng là cách ghi điểm với họ rồi.
không những vậy, chúng ta đang sống trong thời ại của công nghệ, người dùng rất cảnh giác với các yếu tố gian lận và lừo, emails cận và lừo
5.4 them không gian lưu trữ
nếu các dịch vụ email miễn pHí thường có dung lượng thấp và bị giới hạn thì trong gói có pHí bạn sẽ có dung lượng lưu trữ nhiều hơn hoặc cóc >
ngoài ra, các dữ liệu email của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ ở vùng không gian riêng, an toàn và bảo mật, chỉ có bạn mới đphép> c.
5.5 bộ lọc chống virus và thư rác mạnh mẽ
nếu quảng cáo và thư rác là nỗi ám ảnh khi sử dụng my email >
Các Biện PHAPP PHảI ủ MạNH ể NGăN Sự Cố TRONG TRườNG HợP MạNG Bị LỗI HOặC BấT KỳI RủI RO Nào XảY RA NHằM GIữ CHE EMAIL CủA BạN LUPA LUP với dịch vụ lưu trữ email doanh nghiệp, các email được bảo mật trong trung tâm dữ liệu an toàn của máy chủ. các máy chủ email luôn cập nhật các mối đe dọa bảo mật mới nhất, do đó, các giải pháp khắc phục thảm họa của họ là></t
5.6 các công cụ cộng tác đi kèm với nhiều dịch vụ email chuyên nghiệp
mặc dù email đặt ra tiêu chuẩn cho giao tiếp qua email, nhưng chức năng của nó chỉ giới hạn trong một hộp thư điện tử. mặt khác, các công cụ “collaboration” là các hệ thống chuyên biệt được tạo ra để cung cấp các dự án. Chung Bao Gồm Các tính nĂng như lịch dùng chung, thư mục, ứng dụng nhiệm vụ và danh bạ… và có thể ược xem, chia sẻ và chỉnh sửa giữa một nHó ngs
5.7 tùy chỉnh chỉnh sách email cho doanh nghiệp
nhiều dịch vụ lưu trữ email cao cấp cho phép bạn tùy chỉnh các chính sách email về gửi và nhận thư trong và ngoài tổ chức sao cho phù hợt n. Đây là tính năng nâng cao mà không phải nhà cung cấp nào cũng có thể đáp ứng.
nếu dữ liệu doanh nghiệp tuyệt ối quan trọng hoặc là dạng dữ liệu nhạy cảm, bạn nên cân nhắc ến tính nĂng này khi tìm một dịch vụ ụ ụ ị
5.8 tiết kiệm chi phí
sử dụng một công ty cung cấp hosting bên ngoài cho phép bạn giảm chi phí. Vì Các tac vụo trì, quản lý và cập nhật phiên bản mới ược xử lý bên ngoài, bạn sẽ cần ít yêu cầu quản lý tại chỗ vài tài nguyên phng hơn.
một số tính năng nâng cao khác như:
- các lược đồ xác thực email – bộ lọc, sao chép và định tuyến email
- quản lý thư mục và danh bạ
- kích thước tệèm kén hđính /li>
- danh sách trắng và đen khi gửi mail
- sao lưu/lưu trữ
- sử dụng bí danh, bộ chuyển tiếp và trả lời tự động
- why tắc email
6. tôi có thể lưu trữ email của mình trên máy chủ riêng của tôi không?
tất nhiên là được. tuy nhiên việc thiết lập là cực kỳ tốn kém và khó thiết lập hơn bạn nghĩ.
nếu bạn chọn lưu trữ email của riêng mình, bạn sẽ cần… một máy chủ. niềm vui không dừng lại ở đó. máy chủ của bạn cần một người biết cách quản lý, vì vậy bạn sẽ cần đội it giỏi. và đó không phải là tất cả. bạn cũng cần xem xét:
- chi phí phần cứng
- dung lượng mạng hạn chế
- giới hạn lưu trữ
- giấy phép phần mềm
- trách nhiệm sao lưu dữ liệu email của bạn
Đây chỉ là một số lý do mà hầu hết tổ chức lựa chọn dịch vụ thay vì tự chạy riêng một máy chủ.
có rất nhiều thách thức liên quan đến máy chủ nội bộ. Bao Gồm Việc Không ủ Bảo Mật, Sao Lưu Không Thành Công, Khó ồng Bộ Hóa Tin Nhắn Trên Nhiều Thiết Bị nghiệp.
may mắn thay, có nhiều lựa chọn thay thế có sẵn để tránh những thách thức nêu trên.
có rất nhiều lợi thế khi chọn một nhà cung cấp dịch vụ email thay vì tự tự mình thực hiện. vì tính cạnh tranh, bạn có rất nhiều lựa chọn để cân đo đong đếm sao phù hợp nhất. sẽ không tốn nhiều chi phí để đăng ký sử dụng. thời gian thiết lập và khả năng quản lý là những lý do rõ ràng để bạn chọn một dịch vụ thay vì khởi chạy mạa máy</ c chp
7. cần biết: lưu trữ email trên đám mây
như đã nói, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, ngay cả những tập đoàn cực lớn, thường không thể xây dựng quy mô lưângy tr. Việc xây dựng cơ sở hạng riêng và quy trình khôi phục sau thảm họa (như ộng ất, cháy, lũ lụt) như Microsoft, Google, Zoho there doanh nghiệp.
vì vậy, nếu bạn thực sự lo lắng vềc vệc khôi phục dữ liệu sau các sự cố nghiêm trọng, các nhà cung cấp dịch vụ email đám mây là lựa chọn phù hợp.
Ưu điểm của việc sử dụng email dựa trên đám mây là hiệu quả hoạt động và tiết kiệm chi phí. không cần thuê nhân viên cntt chuyên quản lý các máy chủ email nội bộ hoặc bất kỳ thiết bị máy chủ vật lý nào để bảo trì. lưu trữ đám mây là giải pháp có khả năng mở rộng cao nhất.
máy chủ đám mây luôn cập nhật các bản vá bảo mật mới và các tiến bộ công nghệ. lợi ích cuối cùng và cũng quan trọng là email của bạn “tọa lạc” trên internet. nghĩa là nếu hệ thống của bạn gặp sự cố, mọi thứ sẽ ược sao lưu an toàn và có thể truy cập bất cứ khi nào bằỳ ệ ất k.
8. lưu trữ local email và lưu trữ trên đám mây
chất lượng của dịch vụ lưu trữ email thay đổi tùy theo loại lưu trữ được chọn.
với hình thức lưu trữ tại chỗ như shared hosting (rất phổ biến ở việt nam), dịch vụ email của bạn thường có một số hạn chế. các giới hạn không mong muốn bao gồm số lượng tài khoản được phép đăng ký, giới hạn nhận và gửi email trong ngày. các tính năng bảo vệ chống spam và virus cũng ở mức cơ bản.
trong khi đó, khi email được lưu từ dịch vụ lưu trữ đám mây chuyên nghiệp, các tài khoản có nhiều khả năng nằn ằn các chyên. hơn nữa, người dùng thường được cung cấp nhiều tính năng cao cấp hơn. từ các công cụ cộng tác đến các dịch vụ bảo vệ chống thư rác và virus tiên tiến hơn. manure lượng lưu trữ tệp và email lớn hơn. hỗ trợ nhiều thiết bị hơn và các điều khoản bảo mật cao hơn.
lý do chính của sự khác biệt này chính là không gian lưu trữ. trong khi l?u tr? t?i ch? ph?
>> xem thêm: lưu trữ on-premises và cloud: thuận lợi, bất lợi và giải pháp nào Ưu thế hơn?
9. tìm dịch vụ lưu trữ email phù hợp với doanh nghiệp
hầu hết doanh nghiệp đều tìm các dịch vụ email phổ biến, nhiều người sử dụng.
bạn có thể dựa vào các tùy chọn phía trên để so sánh các dịch vụ lưu trữ email.
bạn cũng có thể tìm hiểu thị trường và nghiên cứu tất cả các dịch vụ email hiện có. từ đó, chọn một dịch vụ phù hợp nhất và đáp ứng tốt các nhu cầu kinh doanh của bạn.
chúc bạn có lựa chọn phù hợp!
Đăng ký dùng thử email đám mây để sử dụng các tính năng nâng cao, thông minh vượt trội chỉ có trên đám mây: