E-Mail-Marketing: 10 Tipps für erfolgreiche Kampagnen – rapidmail

email marketing is weiterhin einer der erfolgreichsten wege, um eine bindung zur eigenen zielgruppe aufzubauen und den kontakt zu kund:innen auch langfristig aufrechtzuerhalten. dabei lässt sich der erfolg der durchgeführten e-mail-marketing-kampagnen ganz einfach messen. auch aufgrund der niedrigen kosten und der schnellen umsetzung von kommunikations- und werbemaßnahmen ist e-mail marketing für unternehmen, onlineshops und vereine heute nicht mehr wegzudenken. damit sie das beste aus ihrem e-mail-marketing herausholen, verraten wir ihnen unsere 10 besten tipps für performante mailings, die überzeugen.

1. tip: zielgruppe kennen und verstehen: buyer person

warum ist die zielgruppendefinition im e-mail-marketing, what is it?

eine der wichtigsten voraussetzungen für ein von erfolg gekröntes e-mail-marketing ist das interesse der empfänger:innen an ihren mailing-inhalten. inzwischen landen jeden tag zahlreiche e-mails in unserem posteingang. wenn wir ehrlich sind, verschieben wir viele davon aus zeitmangel o desinteresse direkt in den papierkorb, ohne sie überhaupt geöffnet zu haben.

aber woran liegt es, wenn unser interesse an werbemails nach einer gewissen zeitrloren geht?

• oft wiederholen sich die e-mail-betreffe zu häufig, sind wenig innovativ oder kreativ und erwecken den eindruck, dass uns die e-mails nichts neues verraten werden. 😴
• möglicherweise landet ein mailing auch in einemunpassenden moment in unserem posteingang, sodass wir gar keine zeit haben, die e-mail zu lesen. ⌛
• es kommt auch vor, dass wir die e-mail zwar lesen, aber uns die inhalte enttäuschen oder langweilen, sodass wir zukünftige mailings des absenders nicht mehr öffnen werden. 🚮

kurzum, es gibt zahlreiche mögliche gründe, weshalb wir irgendwann aufhören, einem newsletter unsere aufmerksamkeit zu schenken. diesen können sie zum glück entgegenwirken, wenn sie einige grundlegende e-mail-marketing-tipps beachten.

in den meisten fällen ist das schwindende interesse darauf zurückzuführen, dass sich e-mail-marketer nicht die nötige zeit nehmen, ihre newsletter-abonnent:innen erst einmal richtig kennenzulernen, deren – oft unterschiedliche – bedürfnisse zu verstehen und inhalte auszuarbeiten, die sie begeistern.

aber genau darauf kommt is im direktmarketing an. anstatt ihre newsletter-subscription:innen als homogene masse zu sehen und unpersönliche massenmails zu versenden, sollten sie ihr e-mail-marketing an die unterschiedlichen heterogeneen untergruppen ihrer zielgruppe anpassen.

Zielgruppenorientierte E-Mails anhand von Buyer Personas erstellen: So geht’s

um relevant bulletin-inhalte zu erstellen, bietet es sich deshalb an, diese untergruppen sogenannten „buyer personas” zuzuordnen.

wenn sie ihre people define, sollten sie sie sich außerdem folgende fragen stellen:

• wofür steht mein unternehmen?
• für welche kund:innen ist mein angebot relevant?
• wen / was will ich durch e-mail-marketing erreichen? welche ziele wurden für das e-mail-marketing definiert?
• welche eigenschaften, interessen, lebensumstände, ökonomischen merkmale und bedürfnisse zeichnen die persona aus?
• welche kriterien müssen erfüllt sein, damit sich die persona für mein produkt bzw. angebot entscheidet?

lassen sie uns einen blick auf ein praktisches beispiel werfen: wenn sie beispielsweise für einen reiseveranstalter oder ein reisebüro arbeiten, könnte eines ihrer persona-profile so aussehen:

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si werden feststellen, dass es viel leichter ist, relevant-inhalte zu erstellen, wenn man dabei „echte” personen vor augen hat, die ein leben, vorlieben, interessen und bestimmte kenntnisse haben, anstatt nur die homogene masse „alle empfänger:innen” zu betrachten

denn sie können sich leichter in die lage ihrer abonnent:innen versetzen und ihre e-mail bereits beim erstellen aus deren sicht beurteilen: sie wissen, was sich ihre leser:innen erhoffen, was sie erwarten und über was sie sich freuen. indem sie ihre empfängerliste für ihr e-mail-marketing segmentieren or die kontakte je nach zugehöriger persona mit unterschiedlichen tags versehen, können sie pro persona verschiedene inhalte versenden, die genau auf die jeweiligen bedürfnisse zugeschnitten sind.

da ihre e-mail-marketing-inhalte dadurch viel relevant werden und besser den interessen ihrer abonnent:innen entsprechen, erzielen ihre mailings auch mehr conversions als unpersönliche massenmails. gleichzeitig hilft ihnen das nähere kennenlernen der leser:innen dabei, ihre empfängerliste um neue, wichtige kontakte zu erweitern: bereits im newsletter-anmeldeformular auf ihrer website können sie im beschreibungstext auf die inhalte eingehen, die nützlich und definir von interesse. b. mit rabatten für produkte werben, die regelmäßig von ihnen gekauft werden.

2. tipp: e-mails nach plan versenden

la base erfolgreichen e-mail-marketing ist ein kampagnenplan, der eine Übersicht darüber gibt, welche feiertage, events oder sonstige wichtige versandtermine in nächster zeit anstehen und welche e-mails deshalb vorbereitet werden sollten.

Neben den wichtigen versandanlässen können sie andere relevant informationen zu den mailings im versandplan vermerken, z. b. a welche zielgruppe bzw. buyer persona sich die e-mail richtet, welcher mitarbeiter welche aufgaben (z. b. einspielen der empfängerliste, newsletter design, inhalte, follow-up, etc.) übernimmt oder in welche sprachen der newsletter übersetzt werden soll.

damit sie kurz vor dem versand noch wissen, welche inhalte ausgearbeitet werden müssen, sollten sie außerdem im versandplan festhalten, mit welcher absicht sie das mailing versenden. das kann beispielsweise so aussehen:

für das erste jahr erfordert das erstellen eines e-mail-marketing-versandplans natürlich einen gewissen aufwand. aber is lohnt sich! für das nächste jahr können sie dann den plan ganz einfach wiederverwenden und sehen sofort, zu welchem ​​zeitpunkt sie was versenden können. sie sollten lediglich daran denken, die datumsangaben z. b. für ostern oder muttertag auf den neuesten stand zu bringen. um ihnen einen teil der arbeit abzunehmen, haben wir eine vorlage für ihren kampagnenplan vorbereitet. einfach vervollständigen und loslegen!

3. tip: mit dem e-mail-betreff mitbewerber in den schatten stellen

nur wenige e-mail-marketer schaffen es, bereits durch einen originellen betreffzeilentext bei den empfänger:innen begeisterung für den mailing-inhalt auszulösen. ein betreff „mit schmackes” muss her, um ihre abonnent:innen auf ihre e-mail aufmerksam zu machen und sie davon zu überzeugen, ihre kostbare zeit lieber ihrem mailing zu schenken statt dem der konkurrenz.

so machen sie in der betreffzeile und dem preheader lust auf mehr:

• 🕵🏼 verraten sie noch nicht alles, sondern machen sie neugierig auf den inhalt der e-mail, indem sie auf die interessen und bedürfnisse der entsprechenden persona eingehen (z. b. der suche nach dem kleid für die gartenparty?”).

• ⚠️ kryptische formulierungen und fachsprache vermeiden: schlagen sie ihre empfänger:innen nicht mit unverständlichen betreffzeilen in die flucht. fachsprache sollten sie hier nur verwenden, wenn sie sich sicher sind, dass sich ihre empfänger:innen in dem jeweiligen bereich gut genug auskennen. andernfalls besteht das risiko, dass die empfänger:innen ihr mailing als zu komplex einstufen und es noch vor dem Öffnen in den papierkorb verschieben. haben sie zweifel daran, ob alle empfänger:innen verstehen, worum es im newsletter geht, sollten sie stattdessen lieber eine vereinfachte, klare formulierung wählen.
• 🤏 betreff kurz halten: versuchen sie , einen möglichst kurzen text für ihre betreffzeile zu wählen. je nach e-mail-client und größe des genutzten endgeräts können mehr oder weniger zeichen in der betreffzeile angezeigt werden. mailings, die sich an nutzer:innen von mobilen endgeräten richten, sollten maximal 50 zeichen in der betreffzeile enthalten, bei desktop-geräten können es 60 bis 70 zeichen sein. denn es wäre doch mehr als schade, wenn ihre empfänger:innen nicht in den genuss der gesamten betreffzeile kommen, oder?
• 🗣️ empfänger:innen persönlich ansprechen: bei einem personalisierten newsletter- betreff fühlen sich ihre abonnent:innen direkt angesprochen, wodurch sie eine bindung zu ihnen aufbauen können – noch bevor sie die e-mail öffnen! die wahrscheinlichkeit, dass ihr mailing eine hohe Öffnungsrate erzielt, steigt dadurch um einiges. neben dem vor- und nachnamen können sie auch den wohnort der empfänger:innen einbauen, z. b. wenn der newsletter anstehende veranstaltungen in der jeweiligen umgebung des lesers oder der leserin ankündigt.
• 🏆 mit emojis herausstechen: smileys und emojis schaffen einen visuellen anreiz im posteingang ihrer e-mail-empfänger :innen, was diese dazu motiviert, das mailing zu öffnen. das emoji sollte dabei natürlich zur betreffzeile passen (z. b. ein stern oder ein tannenbaum für ihre weihnachtskampagne). außerdem sollten sie es nicht mit einem emoji-allerlei übertreiben, sondern sich stattdessen auf ein einziges emoji pro betreffzeile beschränken.

• 👀 Betreff vor dem Versand testen: Mithilfe eines A/B-Tests können Sie ganz einfach herausfinden, welcher Betreff von welcher Ihrer Personas bevorzugt wird und zu mehr E-Mail-Öffnungen führt.
• 📧 SPAM-verdächtige Wörter vermeiden: Sicher wollen Sie, dass Ihre E-Mails problemlos im Posteingang Ihrer Empfänger:innen ankommen und nicht durch Spam-Filter gestoppt werden. Verwenden Sie dazu nach Möglichkeit keine werblichen Begriffe wie „kostenlos”, „Gewinn” oder „Geschenk”, ZU VIELE GROSSBUCHSTABEN, mehrere aufeinanderfolgende Satzzeichen wie “,”, “!”, “$”, “%”, “&”, “/”, “=”, “?”, “-”, “@” oder “€” und vermeiden Sie falsche Rechtschreibung und Grammatikfehler.

4. tip: anzahl der theme pro e-mail begrenzen

ihr mailing wurde geöffnet – damit haben sie die erste schwere hürde gemeistert. die nächste herausforderung lautet: inhalte anbieten, die nützlich sind, begeistern, die bindung zu ihrer marke bzw. ihrem unternehmen stärken und bestenfalls zu einer newsletter-conversion führen.

um das zu erreichen, sollten sie sich im newsletter auf ein zentrales thema konzentrieren, anstatt unterschiedliche themen anzureißen. setzen sie die abonnentenbrille auf und überlegen sie vor der redaktion der inhalte, was sich ihre leser vom newsletter erhoffen, welche schwierigkeiten sie haben könnten oder worüber sie sich freuen würden.

die bandbreite an möglichen newsletter-inhalten ist riesig. zur inspiration haben wir eine kleine auswahl an themen für ihr e-mail-marketing zusammengestellt:

• branchennews and infos teilen wichtige
• tips and tricks, anleitungen, tutorials or diy-ideen weitergeben
• essential, tips for freizeitaktivitäten und geschenkideen vorstellen
• kreative rezepte teilen
• spendenaufrufe starten
• interviews durchführen
• neue mitarbeiter:innen vorstellen
• …

verpacken sie das gewählte thema in einen interessanten, leicht zu lesenden newsletter-text. die kunst besteht darin, diesen so kurz wie möglich zu halten und trotzdem alle relevantn informationen einzubauen. Ähnlich wie die betreffzeile sollte auch ihr mailing-inhalt die leser:innen neugierig machen und sie dazu motivieren, aktiv zu werden und auf den abschließenden call-to-action button zu klicken, der sie auf ihre website, ihren onlineshop o. a. leitet. damit sind ihre empfänger:innen der gewünschten conversion wieder einen riesigen schritt näher gekommen!

5. tipp: mailings für mobile endgeräte optimieren

anders als zu beginn der geschichte des e-mail-marketing wird die mehrheit aller e-mails inzwischen auf smartphones gelesen. da der bildschirm der mobilen geräte viel kleiner ist als der computer-bildschirm, sollten sie auf eine responsive darstellung ihrer marketing-e-mails auf mobilen endgeräten achten. bei dieser art der darstellung wird das design ihres mailings nämlich automatisch an die bildschirmbreite des ausgabegeräts angepasst.

die wichtigsten punkte, die sie für ein mobilfreundliches e-mail-marketing berücksichtigen sollten, sind:

1. einen kurzen betreff mit maximal 50-70 zeichen wählen.
2. eine ausreichende schriftgröße einstellen: 22px for Überschriften, 12px for den fließtext und einen zeilenabstand von ca. 17px.
3. die einfache touch-navigation für links und sonstige interaktiven elemente ermöglichen.
4. kontrastreiche farben für eine gute lesbarkeit wählen.
5. die anzahl der bilder begrenzen, um lange ladezeiten zu vermeiden.
6. maximum 3 spalten verwenden, um unnötiges scrollen nach links oder rechts zu vermeiden.

6. tip: persönliche bindung zu e-mail-empfänger:innen aufbauen

für ein erfolgreiches e-mail-marketing ist es essentiell, dass sich jeder empfänger und jede empfängerin persönlich angesprochen fühlt und nicht den eindruck hat, „nur eine:r von vielen” zu sein.

• dies erreichen sie einerseits, indem sie alle abonnent:innen über eine personalisierte betreffzeile oder anredeformel mit dem jeweiligen vor- bzw. nachnamen ansprechen. das wirkt sofort persönlicher und verleiht ihren leser:innen das gefühl, dass sie mehr sind als eine kundennummer – und dass sie ihnen am herzen liegen.
• auch eine persönliche newsletter-absenderadresse trägt zu einer persönlicheren bindung zu ihrer firma bei, weil sie ihren abonnent:innen die möglichkeit geben, auf ihre e-mail zu antworten oder rückfragen zu stellen verzichten sie daher besser auf eine unpersönliche noreply-adresse als e-mail-absender.
• andererseits können sie die bindung der empfänger:innen zu ihrem unternehmen bzw. ihrer marke stärken, indem sie sie die zeit nehmen, einen ehrlichen und originalellen newsletter-text zu verfassen, der bei ihren abonnent:innen emotionen auslöst.

nehmen wir an, sie möchten ihr e-mail-marketing nutzen, um ein neues produkt vorstellen. Bewerben sie nicht einfach nur das produkt, sondern beschreiben sie, wie aufregend die letzten wochen für ihr projektteam waren. erzählen sie von erfolgsmomenten, en denen ihr team zusammen gefeiert hat. und von den herausforderungen, denen sie begegnet sind und die sie gemeinsam meistern mussten. teilen sie bilder vom entstehungsprozess oder stolze kommentare der beteiligten mitarbeiter:innen. berichten sie, warum ihnen das produkt am herzen liegt und was sie damit erreichen möchten. kurzum: „rattern” sie die produktwerbung im newsletter nicht einfach nur herunter, sondern lassen sie den funken zu ihren abonnent:innen überspringen. zeigen sie, dass sie voll und ganz hinter dem stehen, was sie machen.

das macht sie als unternehmen bzw. marke sympathisch, verleiht langfristig einen wiedererkennungswert und motiviert ihre leser:innen, auch den folgenden mailings ihre volle aufmerksamkeit zu schenken. der ton macht die musik – also in email marketing.

7. tip: einfaches design und strukturierter inhalt

ihr newsletter-text sollte nicht nur liebevoll verfasst, sondern auch das e-mail-design sowie das layout modern und ansprechend gestaltet sein. denn nur wenn die e-mail ihren empfänger:innen optisch zusagt, werden sie sich gerne mit dem inhalt auseinandersetzen. versetzen sie sich in ihre lage: würden sie gerne ein mailing lesen, dass unharmonische farben, keine bilder oder riesige textblöcke enthält und einen generell eher chaotischen oder veralteten eindruck macht? falls ihnen hierfür noch die zündende idee fehlt, können sie sich von den 10 gelungen newsletter-beispielen unserer kund:innen inspirieren lassen.

peppen sie ihre e-mail mit bildern auf, die nicht mit farben und objekten überladen sind und die ihren text sinnvoll unterstützen. achten sie hierbei darauf, dass ihnen die entsprechenden nutzungsrechte für das bildmaterial vorliegen. aber vorsicht: bei bildern ist weniger manchmal mehr. damit das mailing nicht zu vollgepackt wirkt, sollten sie genügend abstand zwischen den verschiedenen elementen vorsehen und ein optimes verhältnis zwischen text und bild schaffen. auch die größe der bilddateien sollte sich in grenzen halten, damit die ladezeit der e-mail nicht unnötig lang wird. hier besteht ansonsten das risiko, dass die empfänger:innen die e-mail wieder schließen, ohne sie gelesen zu haben. bei einzelnen bildern mit kleiner dateigröße ist es zudem meist von vorteil, die bilder in den newsletter einzubetten.

um ihre leser:innen nicht durch einen langen textblock zu vergraulen, sollten sie auch in den text etwas abwechslung bringen. häufig wird ein mailing nur überflogen und nicht im detail gelesen, weshalb sie dem text die richtige struktur verleihen sollten, damit auch beim Überfliegen alle wichtigen infos „hängen” bleiben. vermeiden sie lange absätze – aufzählungspunkte eigenen sich bestens, um den inhalt intelligent zu strukturieren und den text leichter lesbar zu machen.

8. tip: ihre abonnent:innen im richtigen moment anschreiben

ob ihr e-mail-marketing erfolgreich ist, hängt vor allem davon ab, ob die mailings von ihren abonnent:innen geöffnet und gelesen werden. dies ist häufig nur der fall, wenn die e-mail im richtigen moment im postingang der empfänger:innen ankommt. deshalb sollten sie den versandzeitpunkt ihrer e-mails vor dem versand sinnvoll planen. doch was ist überhaupt der richtige zeitpunkt?

am besten sollten sie ihre mailings zu einem zeitpunkt versenden, in dem ihre empfänger:innen genügend zeit haben, um sich mit den inhalten auseinanderzusetzen. wann das ist, finden sie heraus, indem sie ihre empfänger:innen näher kennenlernen und mehr über ihren alltag erfahren.

bei ihrer versandplanung spielt es natürlich eine entscheidende rolle, ob sie sich an b2b-oder b2c-kund:innen richten. im b2b e-mail-marketing sollten sie es möglichst vermeiden, außerhalb der arbeitszeiten oder am wochenende zu versenden, da sonst das risiko besteht, dass ihre mailings im posteingang untergehen, wenn sich ihre empfänger:innen das nächste mal mit ihren e-mails beschäft . im umgekehrten fall – wenn sie sie sich an privatpersonen richten – sollten ihre e-mails natürlich während der freizeit eintrudeln, damit ihre abonnent:innen die zeit haben, sich mit den enthaltenen inhalten und angeboten auseinander zu setzen.

wir haben einige tipps zusammengestellt, die ihnen zeigen, wie sie den richtigen versandzeitpunkt für ihr e-mail-marketing festlegen. diese vorarbeit zahlt sich aus – sie werden nach dem versand mit hohen Öffnungsraten belohnt! natürlich geht das nicht von heute auf morgen: um herauszufinden, wann ihre empfänger:innen am besten erreichbar sind, müssen sie erst testen, testen und noch einmal testen! anhand der newsletter-auswertung können sie so langfristig erkennen , welcher versandzeitpunkt zu den erfolgreichsten e-mails führt – und in zukunft an diesem tag und zu dieser uhrzeit versenden.

9. tip: kampagnenerfolg messen und e-mailings optimieren

die regelmäßige auswertung ihrer versendeten mailings ist das a und o für erfolgreiches e-mail marketing. denn nur wenn sie nach jedem versand analysieren, wie gut der newsletter bei ihren empfänger:innen ankam, wie hoch die Öffnungs- und klickraten waren und wie viele conversions ihr mailing erzielt hat, können sie ihr e-mail -marketing nach und nach optimieren und so das beste aus ihren mailings herausholen. auch ein blick auf die bounce-rate ist wichtig, um die zustellbarkeit ihrer newsletter im auge zu behalten.

anhand der auswertung können sie langfristig u. a. folgende fragen beantworten und so mehr über das verhalten und die interessen ihrer abonnent:innen erfahren:

• welche newsletter-betreffe kommen am besten bei ihren empfänger:innen an?
• welche themen interessieren ihre empfänger:innen?
• bei welchen themen haben sich die meisten empfänger :innen vom newsletter abgemeldet?
• lassen sich ihre empfänger:innen nach interessengebiete oder kaufverhalten in unterschiedliche stichwortgruppen einteilen?
• an welchem ​​​​wochentag und zu welcher tageszeit sind ihre abonnent:innen am besten erreichbar ?
• klicken sie häufiger auf text- oder bildlinks?
• welche call-to-action-platzierung führt zu den meisten klicks?
• welche versandfrequenz ist für ihr optimal email marketing?
• mit welchen endgeräten und über welche e-mail-programme lesen ihre empfänger:innen die e-mails?
• in welchen ländern werden ihre mailings am häufigsten gelesen?

10. tipp: a professional tool for verwenden e-mail-marketing ihr

egal ob newsletter-neuling o e-mail-expert:in: ein professionelles e-mail-marketing-tool unterstützt sie dank automatisierter prozesse dabei, ihre e-mail-kontakte sinnvoll zu verwalten, im handumdrehen performante mailings zu planen, zu erstellen und zu versenden sowie nach dem versand die wichtigsten e-mail-marketing kennzahlen in einer automatisch generierten newsletter-auswertung einzusehen.

so sparen sie nicht nur wertvolle zeit, sondern können mithilfe von darstellungstests, vorschaufunktionen und einem testversand ihrer mailings an internal e-mail-adressen sicherstellen, dass sich kein fehlerteufel in ihr mailing eingeschlichen hat und dieses auch in den verschiedenen e-mail-programmen korrekt dargestellt wird. das alles sind funktionen, die ihnen z. b. bei einer simplen e-mail-software wie outlook für den newsletterversand nicht zur verfügung stehen.

a professional email marketing software with rapidmail sorgt außerdem dafür, dass ihre newsletter sicher im posteingang ihrer empfänger ankommen: durch daswhitelisting von rapidmail bei der csa ( the alliance of certified senders) und zahlreichen anderen zertifizierungen werden alle e-mails, die über unsere server versendet werden, zuverlässig an ihre empfänger:innen zugestellt.

außerdem prüfen wir regelmäßig neue methoden und techniken, die die zustellbarkeit ihrer mailings zusätzlich verbessern können, wie z. b. die beiden authentifizierungsverfahren dkim und spf, die sie ganz einfach und eigenständig in ihrem konto durchführen können.

generell sollte das newsletter-tool ihrer wahl über folgende funktionen und eigenschaften verfügen:

• einfache und intuitive handhabung
• professionelle vorgefertigte newsletter-templates sowie die möglichkeit, eine eigene eigene e-mail-vorlage im corporate design zu erstellen
• datenschutzkonformität nach eu- dsgvo (inklusive double opt-in verfahren, impressum, abmeldelink, datenspeicherung innerhalb der eu – alle datenschutz-vorgaben für newsletter sollten umsetzbar sein)
• eine möglichkeit, individuelle anmeldeformulare zu gestalten, z. b. in the form of pop-ups, mit denen regelmäßig neue abonnent:innen gewonnen werden
• design features hilfreiche, wie z. b. bildeditor, webfonts und automatisches responsive design, die ihnen die erstellung visuell ansprechender mailings erleichtern
• segmentierungsfunktion oder ein tagging-feature, um newsletter an die verschiedenen buyer personas versenden zu können
• a/b -tests, um verschiedene betreffzeilen-varianten zu testen und miteinander vergleichen zu können
• eine ausführliche und übersichtliche auswertung der versendeten e-mail-marketing-kampagnen

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