voicemail là thuật ngữ tuy nghe lạ nhưng lại rất quen thuộc mỗi khi thực hiện một cuộc gọi mà đầu dây bên kia không nhấc máy. Đây là dịch vụ cung cấp tin nhắn thọai từ chủ thuê bao đến người nghe khi không thể trả lời, máy bận. cùng tìm hiểu chi tiết về voicemail qua bài viết sau.
1. voicemail là gì?
voicemail (hộp thư thoại) là dịch vụ cung cấp những tin nhắn âm thanh cho chủ thuê bao mỗi khi chủ thuê bao không thể trả lỺi hoặc máy. ngay khi hoàn thành, voice mail sẽ lập tức chuyển tới hộp thư thoại để người nhận có thể nghe được lời nhắn ừo thuthê ba.
bên cạnh phục vụ cho nhu cầu liên lạc cá nhân, voicemail cũng phát triển trong hệ thống tổng đài của doanh nghiệp ể tiếp nhận cến tin theh.
doanh nghiệp thường sử dụng voicemail trong các trường hợp như:
- Khách Hàng liên hệ ngoài giờ làm việc: thời gian này tổng đài không coce nhân viên trực và trả lời, kháng sẽ ểi vomail vào ngày hôm sau. Vào Các Ngày Lễ, Tết Không CC NHân Viên Trực Tổng đài. gian chờ tối đa trong hàng đợi.
mục tiêu của voicemail giúp người gọi có thể truyền tải thông tin ngay cả khi không liên lạc được; người nhận không bỏ lỡ thông tin và có thể phản hồi sớm nhất khi mở điện thoại hay tiếp nhận lại tổng đài. dịch vụ này rất phát triển ở các nước trên thế giới và đang ngày càng phổ biến tại việt nam.
các cấu trúc lời thoại thường được sử dụng khi thông báo có voicemail:
với dịch vụ vaicemail ca nhân, người gọic có ”ng ”ng ”ng ”ng ”ng ”ng ”ng ”ng.” /p>
với dịch vụ tổng đài, hệ thống sẽ chuyển tín hiệu ể khách hàng ểể lại nhắn bằng cach phat nội dung “hiện tại, tất cả các nhân viên ”Hoặc“ Hiện tại, tổng đài đang ngoài giờ làm việc, quý khách vui lòng ể lại lời nhắn sau tiếng. Chung tôi sẽ liên hệi sớm nhất. Xin cảm ơn. ”
>>> tham khảo thêm các bài viết về xây dựng kịch bản tổng đài:
- Mẫu lời chào tổng đài hen ứng dụng cho mọi doanh nghiệp
- kịch bản telesales bảo hiểm nhân thọ đim lại tỉ lệ chốt cao
- mẫu câ -chte són són khách hàng
2. các tính năng của voicemail
tính năng của voicemail hoạt động tương tự như máy trả lời. tuy nhiên, điều khác biệt chính là thay vì voicemail được lưu trữ trên máy trả lời, nó được lưu trữ trên server của nhà cung cấchp. voice mail cũng có những đặc điểm tương tự với email, tuy nhiên thông điệp được gửi bằng lời thoại thay vì tin nhắn.
bên cạnh việc ghi âm và phát lại âm thanh, voice mail có thêm các tính năng sau:
- nhận voicemail từ nhiều người gọi trong c cùng 1 thời điểm
- chuyển tiếp voicemail ến hòm thư của người nhận âm âm khám
- âi thiệu ắu ắu nhu bạn chuyển tiếp
- phát thanh tin nhắn thoại ể gửi tới nhiều hơn một người cùng lúc
VOICEMAIL MớI qua điện thoại hoặc website
3. hướng dẫn chi tiết cài đặt voicemail cho tổng đài
mỗi tổng đài chăm sóc khách hàng có một giao diện khác nhau để thiết lập voicemail. bài viết sẽ chia sẻ ví dụ về cách cài đặt voicemail trên tổng đài chăm sóc khách hàng đa kênh stringeex. nếu bạn chưa có tài khoản, bạn có thể đăng ký tại đây.
trước khi cài đặt voicemail bạn cần nắm rõ một số khái niệm liên quan:
- agent: nhân viên tư vấn và chăm sóc khách hàng
- nhóm: một nhóm gồm nhiều agent cùng thực hiện một nhiệm vụ chung. Ví dụ: NHó Giải quyết khiếu nại, nhó chăm sóc khách hàng, nhóm tư vấn sản pHẩm, nhóm hỗ trợ kỹ thuật
- hàng ợi: là một thnh phầng ớng ủng ủng ủng ủng ủ dạng cấu trúc dữ liệu hoạt động theo quy tắc fifo (first in first serve – vào trước ra trước) để sắp xếp các cuộc gọi đến theo thự t. trong cài đặt tổng đài, quản trị viên thường thêm các nhóm agent vào hàng đợi để phục vụ các cuộc gọi từ khách hàng đỿn đi. có thể có nhiều nhómg trong 1 hàng ợi.
- cây ivr: là một hệ thống thoại tự ộng, có khả n. hướng cuộc gọi đến hàng đợi phù hợp, từ đó chuyển đến cho nhân viên chăm sóc đúng nhu cầu của khách hàng.
Để cài đặt voicemail, bạn truy cập vào admin -> cài đặt tổng đài -> hàng đợi -> sửa
trong một tổng đài có thể có nhiều hàng đợi khác nhau và admin có thể bật và cài đặt voicemail riêng cho từng hàng đợi.
chuyển trạng thái của voicemail của hàng đợi đó từ trạng thái tắt sang trạng thái bật (active)
sau đó cài đặt các đặc điểm cho voicemail như:
chế độ phát voicemail:
- speak: sử dụng giọng nói ai (trí tuệ nhân tạo) ể ọc nội estiegan để phát nội dung hướng dẫn trước khi khách hàng đỡi
- speak: sử dụng giọng nói ai (trí tuệ nhân tạo) ể ọc nội dung cảm ơn khách hàng đecen dung cảm ơn khách hàng đã để lại voicemail
nội dung cảm ơn: khi chọn chế độ “speak”, bạn cần nhập thông tin muốn ai đọc vào đây
sau khi hoàn thành, bạn bấm cập nhật hàng đợi, voice mail đã được cài đặt thành công.
qua bài viết, bạn đã hiểu được voicemail là gì. voice mail giúp cho tổng đài chăm sóc khách hàng trở nên chuyên nghiệp và giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng với dịch vụ.
tổng đài chăm sóc khách hàng đa kênh stringeex cấp dịch vụ tổng đài chăm sóc , quản lý thông tin khách hàng cao cấp và tính năn voicemail nghiyêp.
bạn có thể đăng ký để được tư vấn chi tiết hơn về sản phẩm tại đây.
nội dung phát voicemail: khi chọn chế độ “speak”, bạn cần nhập thông tin muốn ai đọc vào đây
thời lượng voicemail tối đa: lựa chọn thời gian tối đa cho phép khách hàng để lại lời nhắn thoại
chế độ cảm ơn: